1  –  Ghi nhận nhu cầu sử dụng của khách hàng

1. Nhu cầu sử dụng của khách hàng dùng bao nhiêu số máy nội bộ  (Extension)
2. Dự tính cuộc gọi đồng thời tại cùng 1 thời điểm là bao nhiêu cuộc gọi đồng thời
3. Khách hàng dùng bao nhiêu máy điện thoại cứng IP Phone (nên dùng phần cứng máy điện thoại IP Phone để đạt được tín hiệu tốt nhất
4. Xin thông tin khách hàng hiện tại khách hàng đang sử dụng đường truyền Internet với tốc độ băng thông bao nhiêu MB
5. Khách hàng có sử dụng CRM tích hợp vào tổng đài để chăm sóc khách hàng hay không (Nếu không có nhu cầu thì không báo giá CRM vào báo giá tổng đài vì sẽ dẫn chi phí lên cao khi triển khai cho khách hàng)
6. Nếu cuộc gọi đồng thời từ 1 – 50 cuộc đồng thời thì tư vấn khách hàng nên thuê VPS cho rẻ.    Nếu khách hàng có cuộc gọi đồng thời cao từ 80 cuộc trở lên thì sẽ thuê server riêng để chạy tổng đài ( 01 Server chính và 01 Server chạy dự phòng tuỳ thuộc vào thực tế của khách hàng). Về cấu hình phần cứng server tuỳ vào thực tế và tham kiến ngay bộ phận kỹ thuật để tư vấn cho Khách Hàng.
7. Khách hàng đã có đầu số điện thoại hay chưa (Ghi nhận lại thông tin, trong trường hợp khách hàng đã có đầu số cố định Analog của VNPT hồi xưa không muốn mua đầu số Điện Thoại trên nền VOIP mới thì khách hàng sẽ làm thủ tục với VNPT để chuyển đổi từ Analog sang điện thoại chạy trên nền VOIP)
8. Yêu cầu về các tính năng tổng đài (Ghi âm hay không, Chặn số…)

=> Xin thông tin liên hệ của khách hàng

• Họ và tên khách hàng:
• Thông tin Công ty
• Số điện thoại;
• Địa chỉ Email: 

2.  Công thức tính dung lượng băng thông cuộc gọi.

Băng thông sẽ được tính dựa trên số lượt cuộc gọi đồng thời. Chúng ta sẽ có công thức tính băng thông như sau:

a ) Một cuộc gọi Voice sẽ chiếm 128kbs    (Thực tế chúng ta sẽ tính tăng thêm 1 ít)

b)  Nếu sử dụng CRM cần cộng thêm băng thông truy cập vào Web.

Ví dụ:      Công ty A  có 200 số nội bộ  ( 200 Extension)

=> Nếu công ty A có số lượt cuộc đồng thời 50 cuộc gọi đồng thời thì băng thông sẽ cần cho đường truyền là:   50 x 128Kbs = 6400 Kbs ( Đây là dung lượng băng thông đường truyền Internet cần có. Trên thực tế còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố thực tế như nhân viên công ty đó sử dụng Internet chung. Vì vậy chúng ta cần tính dư đường truyền lên, tốc độ càng cao càng tốt.

=> Nếu khách hàng sử dụng CRM thì hiện tại chưa có công thức tính băng thông thực tế mà chỉ ước lượng.  Một nhân viên đăng nhập vào CRM cần khoảng 1 ->3MB. Tương tự chúng ta sẽ biết được dung lượng tính theo cấp số nhân.

Như vậy => nếu khách hàng nếu sử dụng voice thì chúng ta tính băng thông cần thiết tại mục a) = Băng thông đường truyền cần thiết

=> nếu khách hàng sử dụng cả Voice + CRM thì chúng ta tính  a) + b) = Băng thông đường truyền cần thiết

Đơn vị tính

1B=8 bit
1Kb(Kilobyte) = 1024 B
1Mb(Megabyte) =1024Kb
1Gb(Gigabyte) =1024Mb
1Tb(Terabyte) =1024Gb
1Pb(Petabyte) =1024Tb
1Eb(Exabyte) =1024Pb
1Zb(Zettabyte) =1024Eb
1Yb(Yottabyte) =1024Zb

Có thể sắp xếp theo thứ tự từ bé tới lớn như sau:
b B KB MB GB TB PB EB ZB YB
Và mỗi đơn vị sau bằng 2^10 = 1024 lần đơn vị trước, trừ đơn vị Bytes là = 8bits